1. GENERELT
1.1 Her kan du læse, hvordan Skjold Gymnastik Birkerød indsamler og behandler oplysninger om vores medlemmer.
1.2 Skjold Gymnastik Birkerød, cvr. 16252417, er dataansvarlig for dine personoplysninger. Foreningens kontaktoplysningerne er anført under pkt. 7.

2. HVILKE PERSONOPLYSNINGER INDSAMLER VI, TIL HVILKE FORMÅL OG RETSGRUNDLAGET FOR BEHANDLINGEN
2.1 Når du bliver medlem af Skjold Gymnastik Birkerød, indsamler vi de oplysninger, du selv afgiver, fx navn, adresse, e-mailadresse, telefonnummer, fødselsdato, køn, betalingsmåde, samt oplysninger om hvilke hold du har tilmeldt dig og har gået på tidligere, og om du er tilmeldt nyhedsbrev.
2.1.1 Formålet er, at vi kan opfylde vores aftale med dig og administrere dit medlemskab, vejlede dig om indplacering på hold, orientere om ændringer i undervisningen, opfylde bogføringslovens og folkeoplysningslovens krav og for at kunne sende nyhedsbrev til dig, hvis du har givet samtykke til det.
2.1.2 Retsgrundlaget for behandlingen er Databeskyttelsesforordningens art 6, stk. 1, litra b, c og f. (Opfyldelse af aftalen, retlig forpligtelse og legitime interesser)
2.2 Når du deltager i arrangementer så som fx opvisning, juletræsfest og springture kan der blive taget billeder og video, som vises på hjemmesiden og på vores Facebook- og Instagramside. I nogle tilfælde bliver der også taget billeder og video i forbindelse med træning. Instruktørerne vil informere jer om det. Se i øvrigt om din ret til at gøre indsigelse mod det under punkt 4.6.2.
2.2.1 Formålet er at vise nogle af de aktiviteter, vi har i Skjold Gymnastik, til medlemmerne og deres familier samt til andre, der er interesserede i at gå til gymnastik i Skjold.
2.2.2 Retsgrundlaget for behandlingen er Databeskyttelsesforordningens art 6, stk. 1, litra f. (legitime interesser)
2.3 Legitime interesser der forfølges ved behandlingen
2.3.1 Som nævnt ovenfor sker vores behandling af dine personoplysninger delvist på baggrund af interesseafvejningsreglen i Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. De legitime interesser, der begrunder behandlingen, er vores interesse i at kunne vejlede dig om indplacering på hold, sende nyhedsbreve og vise Skjold Gymnastiks aktiviteter.

3. MODTAGERE AF PERSONOPLYSNINGER
3.1 Oplysninger om dit navn, adresse og fødselsdato kan videregives til Rudersdal kommune for at opfylde krav i folkeoplysningsloven.
3.2 Oplysninger overlades til Zakobo ApS, der hoster vores hjemmeside. Zakobo er databehandler. Vi har indgået en skriftlig databehandleraftale med Zakobo.
3.3 Betalinger foretages via en krypteret forbindelse til Zakobo/QuickPay. QuickPay er selvstændig dataansvarlig for dine kortoplysninger. Vi har ikke adgang til dine kortoplysninger. Vi kan dog se, hvilket kort der er betalt med, og hvilket beløb der er betalt.

4. DINE RETTIGHEDER
4.1 Med henblik på at skabe åbenhed omkring behandlingen af dine oplysninger skal vi, som dataansvarlig, oplyse dig om dine rettigheder.
4.2 Indsigtsretten
4.2.1 Du er til enhver tid berettiget til at anmode os om oplysning om blandt andet, hvilke oplysninger vi har registreret om dig, hvilket formål registreringen tjener, hvilke kategorier af personoplysninger og modtagere af oplysninger, der evt. måtte være, samt oplysning om hvorfra oplysningerne stammer.
4.2.2 Du kan se de oplysninger, vi har registreret om dig ved at logge dig på din medlemsprofil med dit medlemsnummer og password.
4.2.3 Du har ret til at få udleveret en kopi af de personoplysninger, som vi behandler om dig. Hvis du ønsker en kopi af dine personoplysninger, skal du sende en skriftlig anmodning til formanden eller til webmaster. Du kan blive bedt om at dokumentere, at du er den, du giver dig ud for at være.
4.3 Retten til berigtigelse
4.3.1 Du har ret til at få urigtige personoplysninger om dig selv berigtiget af os. Såfremt du bliver opmærksom på, at der er fejl i de oplysninger, som vi har registreret om dig, opfordres du til at logge på din medlemsside med medlemsnummer og password og rette oplysningerne. Er det ikke muligt, kan du rette skriftlig henvendelse til os, så oplysningerne kan blive korrigeret.
4.4 Retten til sletning
4.4.1 Du ret til at få alle eller visse af dine personoplysninger slettet af os, medmindre der er tale om oplysninger, som vi har pligt til at opbevare efter fx bogføringsloven eller folkeoplysningsloven.
4.5 Retten til at begrænse behandlingen til opbevaring
4.5.1 Du har i visse tilfælde ret til at få begrænset behandlingen af dine personoplysninger til kun at bestå af opbevaring, fx hvis du mener, at de oplysninger, vi behandler om dig, ikke er korrekte.
4.6 Retten til indsigelse
4.6.1 Du har til enhver tid ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger, med henblik på direkte markedsføring (fremsendelse af nyhedsbrev med tilbud om deltagelse i arrangementer eller en ny sæson).
4.6.2 Du kan også gøre indsigelse mod offentliggørelse af fotos af dig eller dit barn.
4.6.3 Du har endvidere til enhver tid ret til af grunde, der vedrører din personlige situation, at gøre indsigelse mod den behandling af dine personoplysninger, som vi foretager på grundlag af vores legitime interesser jf. pkt. 2.3.
4.7 Retten til at tilbagekalde samtykke
4.7.1 Du har til enhver tid ret til at tilbagekalde et eventuelt samtykke, du har givet os til en given behandling af personoplysninger. Hvis du ønsker at tilbagekalde dit samtykke, bedes du kontakte formanden eller webmaster.
4.8 Retten til at klage
4.8.1 Du har til enhver tid ret til at indgive en klage til Datatilsynet. Du finder kontaktoplysningerne og en klageformular på Datatilsynets hjemmeside www.datatilsynet.dk

5. SLETNING AF PERSONDATA
5.1 Oplysninger indsamlet i forbindelse med oprettelse af medlemskab/tilmelding til hold, vil som udgangspunkt blive slettet, når der er gået 3 år efter, at du sidst har været medlem af foreningen. Regnskabsmateriale opbevares dog i 5 år til udgangen af et regnskabsår, jf. bogføringsloven. Oplysninger, som kan kræves efter folkeoplysningsloven, kan opbevares i 5 år. Billeder fra opvisninger og offentlige andre arrangementer kan opbevares i op til 10 år fra opvisningens afholdelse.

6. SIKKERHED
6.1 Vi har gennemført passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at personoplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes, ændres eller forringes samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab eller misbruges.
6.2 Kun instruktører og bestyrelsesmedlemmer, der har et reelt behov for at få adgang til dine personoplysninger for at udføre deres arbejde, har adgang til disse.

7. KONTAKTOPLYSNINGER
7.1 Hvis du har spørgsmål eller bemærkninger til denne Persondatapolitik eller ønsker du at gøre brug af en eller flere af dine rettigheder beskrevet i pkt. 4, kan du kontakte: Skjold Gymnastik Birkerød Cvr. 16252417 E-mailadresse: skjoldgymnastik@gmail.com
Find kontaktoplysninger på www.skjold-gymnastik.dk

8. VERSIONER
8.1 Dette er version 3 af Skjold Gymnastik Birkerøds persondatapolitik, dateret juli 2021.